展示会を開催するには? 会場選びのポイント

展示会を開催するには? 会場選びのポイント

企業が商品の展示会や販売会などを行う際にとても重要なのが会場選び。開催する会場によって、来場する人数、かかる費用などが大きく変わります。また、最近では2020年開催の東京オリンピックに伴い、東京ビッグサイトが展示会場として一時的に利用できなくなると想定され、大きな展示会を行う場合は早めに会場を確保する必要性が生まれています。ここでは展示会の開催までのステップに合わせて、会場選定のポイントをご紹介します。

展示会を企画する

展示会の開催にあたって、最初に行うべきは展示会の企画を考えることです。「何をどれだけ展示するのか」「どの商品を展示するのか」を決めて、「どんなコンセプトで見せたいのか」「どんなターゲットを招きたいのか」というイメージを固めます。その際、マーケティング調査を行い、ターゲットのニーズを正確に把握することも重要です。

そしてその企画に合った会場を選びます。展示品のイメージに合った内装か、集客したい企画に十分な広さがあるかどうか、ターゲットが集まりやすい立地かどうかなどを考えて選びます。また、メインの展示会場以外のスペースを確保するかも事前に考えておくべきです。たとえば、服飾の展示会の場合は試着室や、お客様との商談スペースとしての小部屋などが必要です。

機材や備品を確保する

次は必要な機材や備品を揃えます。たとえば、衣料品を展示するなら掲示用のパネルやマネキン、服を吊るすフックやワイヤーなどです。商品をより美しく演出したい場合は、ライトアップのための照明も必要です。

まずは必要な機材や備品をリストに書き出して、それが会場で借りられるか、または自分で準備して持ち込めるか確認します。開催間近になって慌てないように、設置準備や備品のテストはしっかりしておきます。

搬入の準備をする

意外と大変なのが、商品の搬入です。アクセサリーなど自力で搬入できる小物なら問題ありませんが、大量に運ぶ場合や大型の商品を運ぶ場合は、事前に展示会会場の搬入経路や搬入のルールを出展者に周知する必要があります。

その他、梱包するスペースや搬入の管理をするスタッフを確保するなどして、展示会当日の搬入を滞りなく進行するための準備をする必要があります。

展示会の告知をする

展示会を開くための準備が整ったら、展示会の告知をします。告知をする手段はいろいろありますが、最近主流となっているのがFacebookやTwitterなどSNSを利用した告知です。その他、自社のホームページやブログ上で告知したり、メールや案内状を送って告知する方法が主です。予算があるのであれば、集客したいターゲットの属性に合わせて、テレビでCM、新聞や雑誌での掲載、インターネット広告を検討します。

また、展示する会場にチラシを置いたり、ポスターを貼るスペースがある場合は、会場選びの段階で設置させてもらえるかどうかを事前に相談してみると良いです。

池袋という幅広い年齢層の人々が訪れる立地にあるサンシャインシティは、総面積12,500 m2の大型展示スペースを始めとして、大小さまざまの部屋を用意しており、ビジネスショーから物産展まで幅広い種類のイベントに対応しています。またVIPルームや主催者事務局、控室に利用できるスペースも備えています。

その他、施設内でのポスター掲示やチラシ配布はもちろん、大型ビジョンで宣伝できたり、1階にある噴水広場でオープニングセレモニーを開催できたりと、さまざまな手段で展示会のPRを行えます。

展示会の会場探しや集客方法に悩んでいる際は、お気軽にご相談ください。

※大規模な展示会をお考えの方はこちらもご覧ください。

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