貸し会議室でプロジェクターは使える? 貸出している備品

貸し会議室でプロジェクターは使える? 貸出している備品

貸し会議室を借りる時にしっかり確認しておきたいのが、備品の有無と種類。用意されている備品は貸し会議室によって異なるため、事前に確認しておかないと、必要な物がない、借りられないといった事態になりかねません。ここでは、貸し会議室で貸し出している備品の主な種類と、ご自身で持ち込まれた方が良い物についてご紹介します。

貸し会議室で貸出している備品

同じ備品であっても、貸し会議室によって有償の場合もあれば無償の場合もあります。また、事前に用意されている数までは無償でも、追加する場合は有償というケースもあります。備品が必要な場合は、事前に種類と料金をよく確認します。

貸し会議室で貸し出される備品は、主に下記のようなものがあります。

映像機器(プロジェクター、スクリーンなど)

会議やプレゼンには必須の道具です。また、上映会などでも欠かせません。種類や大きさもさまざまなので、目的に合った物があるかどうかを事前に確認します。

また、手持ちの画像や動画を再生するためには、パソコンやUSBメモリなどでデータを持ち込む必要があります。これらの規格も機器によってさまざまなので、どのような規格のプロジェクターやスクリーンを用意しているか、事前に問い合わせます。接続するためのケーブル類にもさまざまな規格がありますので、持ち込まれるパソコンに合うものをあらかじめ準備しておきたいものです。

そして、大事なプレゼンや上映会などの際には、持ち込む予定のパソコンやUSBメモリからスムーズに再生できるかどうか、事前にデモンストレーションをしておくと安心です。貸し会議室の担当者に、事前準備の時間を含めて利用できるか相談します。

音響機器(マイク、マイクスタンド、アンプ、スピーカーなど)

ある程度の広さの会議室になると、司会者や発表者の声をすみずみまで届かせるために、マイクが必須となります。また、音を増幅および調整するアンプや、出力するスピーカーも欠かせません。上映会や演奏会などの音がメインとなるイベントの場合は、これらの音響機器の質も重要なポイントです。

貸し会議室を使ってこのようなイベントを開催するときは、どのような音響機器があるのか、利用の目的に合っているかどうか、事前に問い合わせておきます。プレゼンで利用する場合に同じく、開始前にリハーサルも行うことを伝えておきます。

ホワイトボード

ホワイトボードは、会議や討論など、お互いの意見を書き出す場面には欠かせない備品です。セミナーやビジネスでの利用を想定した貸し会議室では、常備されていることがほとんどです。

司会台、講演台

司会者や発表者の前に設置して、資料やマイクなどを置く台です。司会台、講演台があるとないとでは発表のしやすさが変わりますので、会場の広さや人数に合わせて、適切な大きさのものをレンタルします。

追加の机や椅子

予備の机や椅子は、急に参加人数が増えた時などに助かります。ただし「いざ借りようとしたら他の利用者が借りていて無かった」などという事態もありえますので、事前に十分な数があるか、当日はどのようなレンタル状況になりそうか確認しておきます。

衝立、ハンガーラックなど

衝立(ついたて)はスペースを分ける、バックヤードを作る、簡易的な着替え室にするなど、さまざまな目的に使えます。目的に合った数があるか確認しておきます。
また、コートやジャケットを掛けられるハンガーラックを用意しておくと、参加者に親切です。

サンシャインシティ会議室が貸出している備品・機器は下記ページにてご案内しています。
貸し会議室の利用を検討の際は、事前にご確認ください。

サンシャインシティ会議室 - お弁当・備品・喫茶

会議室に持参するべき物

当日使用するデータが入ったパソコンやUSBメモリなどは、貸し会議室では用意できないものですから、持参することになります。トラブルが起きたときを想定して、予備も用意しておきます。コピー機が設置されたフロアもありますが、配布する印刷物は事前にプリントアウトして持参しておくと安心です。

その他にも、その会議室に置いていない、もしくは数が足りない物は持参しなくてはなりません。どんな物が必要か、貸し会議室へ問い合わせる前にリストアップしておきます。

会議や懇親会をスムーズに開催するためには、事前の準備が大切です。当日になってから慌てないように、念入りに準備をしておきます。また、必要な備品のチェックリストを細かく作ることで、忘れ物や数の不足も防げます。大規模な会議の場合は、複数人で確認し合って、漏れのないよう準備していきます。

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