貸し会議室はなぜ便利? 利用するメリット

貸し会議室はなぜ便利? 利用するメリット

「なぜ、わざわざお金を出して外部の会議室を借りるのか?」という疑問を持たれるかもしれません。貸し会議室にはさまざまなメリットがあり、多くの方に利用されています。貸し会議室はどんなメリットがあるのか、一つひとつご紹介します。

会議に合わせた部屋が使える

貸し会議室は参加者の数や用途に合ったレイアウトの部屋を選べます。中には、100名以上が収容できる部屋を持つ貸し会議室もあり、大人数が参加する催しにも対応できます。自前の施設では対応できない規模の会議、セミナー、会社説明会、健康診断などを行なう必要がある方にとって、とても頼りになる存在です。

昨今の企業では、コンプライアンスやワークライフバランスなど新たな考え方が導入されたり、モラルハラスメントやパワーハラスメントなどを防止するために、企業研修を行う機会が増えています。大規模な貸し会議室であればそういった全社単位、部署単位で行う必要のある研修にも対応できます。

開催する場所を選べる

貸し会議室は現在、全国各地に普及しています。特に都市部では、立地条件や周辺環境もさまざまなものがありますので、ご自身の目的に合わせて選ぶことができます。たとえば「自社が郊外にあるので、取引先に集まってもらうのは不便」「会議の終了後に懇親会を開きたいが、オフィスの近くに飲食店がない」などといった場合は、それぞれの目的に応じてアクセスが良い会議室を借りれば解決できます。

また、会議や催しの参加率をアップさせたい場合は、主要な駅に近い貸し会議室を借りると効果的です。行きやすく、帰りやすい場所に会場があれば、参加者も気兼ねなく行けるようになります。

さらに「昼食は各自で食べてほしい」「開始が早い、または終了が遅いので、電車の本数が多い駅の近くで行いたい」などの事情がある場合も、求める環境で運営されている貸し会議室を借りれば対応できます。

必要な設備が整っている

貸し会議室を利用する用途は、商談、企業内の会議や研修、セミナー、講習会、面接、会社説明会、展示会、健康診断会場など、実にさまざまです。そして、用途によって、プロジェクター、大型のスクリーン、ホワイドボード、音響設備など必要な設備は異なります。

自社内にそれらの設備が整っていない、設備は整っているが社内の部屋がそこまで大きくないので大人数には対応できないなど課題がある際は、設備が整っていて部屋のサイズを選べる貸し会議室がおすすめです。

設備が整っている貸し会議室であれば、無料、もしくは一定の料金でレンタルすることができます。机や椅子も必要な数だけ用意することができます。場合によっては、自社内で行うよりも手間や経費がかからないケースもあります。

気持ちを切り替えられる

社内での会議はマンネリ化して、思うようなアイデアがでない、なんとなくモチベーションが上がらないなどということもあるはず。そんなときにおすすめなのが、社外での会議を行うオフサイトミーティングです。

いつもとは異なる環境に身を置くことで、新鮮な気持ちになってモチベーションがあがったり、集中力が上がり発言が増えたりなど、利用者の気持ちを変化させる効果が期待できます。

注意したいのがオフサイトミーティングを行う場所です。オフサイトミーティングは貸し会議室の他にカフェで行われることが多いですが、カフェの場合、混雑していて話に集中できない、情報漏洩のリスクがあるなどの懸念があります。新商品や新サービスの企画、機密事項に触れる議題など、まわりの人に聞かれてはいけない内容の場合は貸し会議室を利用すべきです。

このように、貸し会議室の利用には多くのメリットがあります。利用料金も明確なため、予算の計算も簡単です。目的に応じて、お気軽に利用してみてください。

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