セミナーの集客につながる案内状の書き方

セミナーの集客につながる案内状の書き方

セミナーの集客に欠かせない案内状。形式的な要素を含めることはもちろんですが、セミナーの目的などを明確にし、お客様に興味を持ってもらう内容にすることが大切です。ここでは基本的なセミナーの案内状の書き方についてご紹介いたします。

案内状の書き方

まずはセミナー開催に必要な最低限の要素を考えましょう。案内文がどのようなものであっても、下記の内容は必ず伝えるようにしてください。

セミナーの目的

セミナー名とともに、セミナーの概要や目的などを記入します。内容については回りくどく書くのではなく、わかりやすく簡潔に表現するのがコツです。より詳細内容を伝えたい場合は「詳細は別紙」などと記入して、チラシや資料をわけてしまうのもおすすめです。

講師の経歴

講師を招いて講演を行う場合は、講師名、肩書きとともに、現在に至るまでの経歴や活躍した内容などを記入してください。肩書きや経歴については、講師に確認を取った上で記載します。

セミナーの詳細

実際にセミナーが行われる詳細事項を記入します。内容としては、セミナー開催の日時、開催場所、参加費の有無や金額、定員数、タイムスケジュールなどが基本です。

応募方法

自由参加型のセミナーを除き、基本的には事前予約や応募が必要になります。最近ではWEBサイトから応募する方法が一般的ですが、対象が年配者の場合は郵送なども検討し、応募の仕方を案内状に記載するようにしてください。

セミナーの案内状の構成

セミナーの案内状は、通常のビジネス文書の構成を使用します。まずは相手の会社や部署名を記入し、「拝啓… 日頃からご愛顧賜り、ありがとうございます。」などといった季節の挨拶を前文とします。その後主題としてセミナーを開催する旨の内容を記入し、末文として、セミナーにお越しいただきたい旨を記入して締めます。最後に「記」として日時や場所などの詳細内容を案内していく形が基本です。

全体的な構成としては上記のようなスタイルが一般的ですが、あまり堅くなりすぎてしまうと相手も行きづらくなってしまいますので、「気軽に参加できる」という表現や、「お忙しい時間を割いていただき、ありがとうございます」など、謙虚な気持ちも記載しておくとよいでしょう。

集客につなげる案内状のワンポイント

参加するメリットを書く

案内状ではセミナーの目的を記入しますが、お客様がそのセミナーに参加することでどのようなメリットがあるのかを簡潔に表現してください。どういう人におすすめなのか、どんな知識を得ることができるのかなど、参加したいと思わせるメリットを記入します。

検討材料となる情報は多めに

セミナーの案内状だけでお客様にとって本当に有用なものなのかをアピールするのは難しいと言えますので、検討材料となる情報は多めに発信することが大切です。たとえばチラシやセミナー内容の詳細があれば、案内状と一緒に同封することで、よりセミナーの詳細を相手に伝えることができます。

また、今日ではパソコンやスマートフォンなどを持っている人が多いので、セミナーのサイトやブログ、Facebookなどのページなどを作って、そのURLを記載しておけば、常に最新の情報をユーザーに向けて発信することができます。そのほうが受け手にとっても検討がしやすく、安心感を持ってもらえます。

アプローチは複数回する

たとえば開催の2カ月前に郵送で案内状を送った場合、うっかり忘れられているケースもあります。残り1カ月のタイミングでリマインドとしてもう一度メールで案内するなど、しつこくないタイミングで複数回アピールすることも効果的です。

また、FacebookなどSNSで「定員数にまだ少し空きがある」「予想以上の参加応募があったため、増枠しました」など最新情報を伝えるのもポイントの1つです。

案内状の良し悪しがセミナーの参加率を左右すると言ってもよいくらい、案内状の書き方は大切です。少しでも参加者を増やすために、上記を参考に案内状を作ってみてください。

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